Video Thumbnail

Кнопочные формы в базе данных Access

SpecialistTV01:29:52
https://www.youtube.com/watch?v=uCkbkHt4Tkc

Содержание

Краткое резюме

  • Кнопочные формы в Access — это удобный интерфейс для конечного пользователя, упрощающий работу с базой данных.
  • Создание формы начинается с пустой формы в режиме конструктора, куда добавляются кнопки для запуска нужных операций.
  • Важно убрать ненужные элементы формы (кнопки навигации, полоса прокрутки, кнопка закрытия и т.п.) для чистого интерфейса.
  • Используется мастер кнопок для быстрого создания функциональных кнопок (открытие форм, отчетов, макросов).
  • Для автоматического показа кнопочной формы при запуске базы данных применяется макрос с именем AutoExec.
  • В настройках параметров запуска базы данных можно указать стартовую форму и скрыть область навигации и лишние меню.
  • При разработке следует избегать кириллицы в именах объектов, чтобы избежать ошибок в макросах.
  • Для доп. удобства кнопки можно группировать во вкладках, использовать картинки и подписи.
  • Возможна реализация скрытых (прозрачных) кнопок для интерактивности на фоне.
  • После завершения разработку базы следует сохранить в формате ACCDE для защиты от изменений.

Что такое кнопочная форма и зачем она нужна 🖱️

Кнопочная форма — это своеобразное главное меню базы данных, которое призвано сделать работу конечного пользователя максимально удобной и понятной. Пользователь, открывая базу данных, сразу видит окно с кнопками для основных операций — таким образом исключается необходимость ориентироваться в тысячах форм, отчетов и запросов.

Самое главное — не нужно перегружать форму множеством кнопок. Она должна оставаться интуитивной и простой, чтобы пользователь не «путался» в интерфейсе.

«База данных создаётся для конечного пользователя, который должен работать комфортно и интуитивно понятно».

Создание кнопочной формы в Access: первые шаги 🛠️

  1. Создаем пустую форму в режиме конструктора (без подключения к таблицам или запросам).
  2. На форму добавляются элементы оформления (надписи, картинки, логотипы) и кнопки.
  3. Важный момент — убрать все ненужные элементы интерфейса когад форма служит именно меню:
    • Отключить кнопки навигации (перемещения между записями).
    • Отключить область выделения записей.
    • Убрать полосы прокрутки (желательно подогнать размер формы под разрешение экрана).
    • Отменить кнопку закрытия формы, чтобы нельзя было закрыть меню, кроме как закрыв базу данных.

В итоге форма выглядит как чистый экран с набором крупных кнопок и заголовком, иногда даже с фирменным стилем и логотипом.

Настройка внешнего вида формы 🎨

  • Используем свойства формы (в окне свойств) на вкладке «Макет» для установки:
    • Тип границы (чаще — «отсутствует» или «фиксированная»).
    • Отключение полос прокрутки.
    • Отключение панелей навигации и выделения.
  • Фон формы можно перекрасить в любой цвет для контраста с остальным интерфейсом.
  • Название формы — обычно в верхней части центральной надписью, крупным шрифтом.

Добавление кнопок с помощью мастера кнопок 🖱️✨

  • Мастер позволяет быстро создать кнопку для распространенных действий:
    • Открытие форм.
    • Просмотр отчетов.
    • Запуск макросов.
  • На кнопках обычно лучше ставить текст, а не только значок, чтобы было понятно их назначение.
  • При необходимости кнопки можно редактировать — менять название, цвет, размер.
  • Для аккуратного расположения кнопок используйте раздел «Упорядочить»:
    • Выровнять по левому краю.
    • Сделать одинаковую ширину и высоту.
    • Равномерно распределить интервалы между кнопками по вертикали.

«Мелочи вроде ровного расположения кнопок влияют на удобство работы в итоге больше, чем кажется».

Кнопка «Завершить работу» — обязательна! ❌

Чтобы пользователь мог корректно закрыть базу данных без использования стандартного крестика (который на кнопочной форме скрыт), рекомендуется добавить кнопку «Конец работы». Эта кнопка запускается через мастер и выполняет команду выхода из приложения.

Проблемы с макросами и как их решать 🔧

  • Если макросы не срабатывают, сначала проверьте, включено ли содержимое базы данных (без этого многие макросы Access не работают).
  • Частая ошибка — использование кириллицы и пробелов в именах форм и отчетов, что ведет к неправильной кодировке в макросах.
  • Чтобы исправить:
    • Откройте свойство события «При нажатии» кнопки.
    • Зайдите во внедренный макрос.
    • Вручную выберите существующее имя формы или отчета вместо существующего «закодированного» с ошибками текста.
  • Рекомендуется давать именам объектов латинские символы без пробелов, используя нижнее подчеркивание.

Автозапуск главного меню: макрос AutoExec 🔄

В Access существует зарезервированный макрос с именем AutoExec. Если создать в базе такой макрос, он будет выполняться автоматически при открытии базы.

  • Обычно макрос AutoExec содержит одну команду — открыть форму «Главное меню».
  • Можно добавить дополнительные действия, например, импорт данных, настройку интерфейса.

Сворачивание и скрытие области навигации 📁

  • Часто нужно скрыть или свернуть область навигации — список всех таблиц, запросов, форм и отчетов.
  • В макросе AutoExec можно сделать так:
    1. Выделить указанный объект в панели навигации (например, форму Главное меню).
    2. Выполнить команду «Свернуть окно», которая сворачивает панель навигации.
  • Полное скрытие панели реализуется через настройки параметров запуска базы данных.

Параметры запуска базы данных ⚙️

В меню «Файл → Параметры → Текущая база данных» можно задать:

  • Стартовую форму (например, наше Главное меню).
  • Отключение области навигации (список объектов).
  • Отключение вкладок и контекстного меню.
  • Настройка отображения ленты меню.
  • Произвольный заголовок окна с отображаемым именем базы данных.

Таким образом можно создать ограниченное окружение, в котором пользователь видит только главное меню и не имеет доступа к внутренним объектам.

Режим разработчика: обход ограничений с помощью клавиши Shift ⌨️

Если база настроена с автозапуском и ограниченным интерфейсом, можно открыть ее в полном режиме (с доступом к меню и конструктору форм), удерживая во время запуска клавишу Shift.

Это позволяет программировать и обновлять базу, добавлять новые формы и кнопки.

Группировка кнопок и дополнительные советы 📋

  • Если операций много, кнопки разбивают на вкладки с помощью элемента вкладок (Tab Control).
  • Можно создавать вкладки для разных разделов: формы, отчеты, справочники, архивы.
  • Вкладки облегчает навигацию по большому количеству операций.
  • Для кнопок можно использовать не только текст, но и иконки.
    • Позволяет задавать положение текста относительно картинки (слева, справа, сверху).
  • В старых версиях Access для комбинированных текст+картинка нужно было создавать графический файл с надписью заранее.

Прозрачные кнопки для интерактивности 👻

  • Кнопки могут быть сделаны прозрачными с помощью свойства прозрачности.
  • Такой прием помогает сделать интерактивные зоны на фоне (например, карта с областями, по которым можно кликнуть).
  • Это расширяет возможности интерфейса для сложных визуальных решений.
  • Прозрачные кнопки не видны, но работают при щелчке.

Защита формы — сохранение в формате ACCDE 🔒

  • После завершения разработки базы ее можно сохранить в формате ACCDE.
  • В этом формате пользователи не смогут изменять форму, добавлять кнопки и т.п.
  • Защищает вашу работу и предотвращает случайные или злонамеренные изменения.

Итоги 🎯

  • Кнопочная форма в Access — это фасад вашей базы данных для пользователя.
  • Простая и чистая форма с необходимым набором кнопок работает гораздо удобнее огромного списка объектов.
  • Все элементы интерфейса тщательно настраиваются — удаляются лишние элементы, форматируются кнопки.
  • Автозапуск и настройка базы обеспечивают запуск нужной формы и ограничение доступа к объектам.
  • Для разработчика есть обходной путь — запуск с Shift.
  • Работа с именами и кодировкой требует внимания.
  • Интерфейс можно сделать ярким и фирменным с иконками и прозрачными кнопками.
  • Защитите готовую базу форматами ACCDE.

«Кнопочная форма — это визитная карточка вашей базы данных. От ее качества зависит восприятие и удобство работы пользователя».

Если потребуется, можем подробнее разобрать любые элементы, включая макрокоманды или программирование на VBA.