Содержание
- Краткое резюме
- Организация работы с задачами
- Поиск и анализ заработной платы менеджеров
- Ведение и оптимизация сайта
- Работа с базой контактов и рассылками
- Обработка входящих писем и отчетность
- Координация рассылок в социальных сетях
- Взаимодействие с командой и постановка задач
Краткое резюме
- Рассматривается система управления задачами и коммуникацией в рамках проекта Remake Cleaning.
- Подробно описывается работа с задачами, оплатой, бухгалтерией, поиском кандидатов и ведением базы данных.
- Обсуждается поддержание сайта и технические вопросы, включая добавление выпадающего меню с языками.
- Приводятся инструкции по работе с входящей почтой и рассылками в соцсетях, а также поддержание базы контактов.
- Уделяется внимание своевременному обновлению статусов задач и взаимодействию с ассистентами.
Организация работы с задачами
В системе Remake Cleaning для контроля задач используется список с пометками, кто и за что отвечает. При поступлении новой задачи или оплаты сотрудники отмечают это смайликами и комментариями. Например, если необходимо оплатить сумму в 1700 рублей, об этом записывают в специальном разделе после согласования с ответственным лицом (Ренатой).
«Если нужна какая-то оплата, просто сюда записываем после того, как Рената скажет «да» — прикольная идея.»
Для взаимодействия с бухгалтерией из Беларуси в системе предусмотрена отдельная категория с пометкой текущего статуса: одобрено, ответ получен или требуется дополнительная обратная связь. Чтобы не дублировать информацию, все сообщения фиксируются и комментируются в единой беседе. При поступлении ответа по почте он также вносится в систему для отслеживания.
Поиск и анализ заработной платы менеджеров
Одной из задач является исследование рынка труда по заработной плате менеджеров вне крупных городов (не Петербург и Москва). Для этого составляется таблица средних зарплат по городам, что помогает определить наиболее выгодные регионы для найма сотрудников.
Если таблица уже подготовлена, задача считается выполненной, иначе необходимо собрать данные и поставить задачу ассистенту. Таким образом, оптимизируется подбор менеджеров с учетом бюджета.
Ведение и оптимизация сайта
В системе контролируется выполнение правок по сайту. Например, Варвара внесла комментарии и обновления по интерфейсу. Одной из важных задач является улучшение пользовательского опыта за счет добавления выпадающего меню языков.
Для этого планируется найти обучающую статью по платформе Тильда и передать её ответственным. Если возникают сложности, можно обратиться за помощью, записав пошаговое видео с экрана.
«Если очень сложно — передаете мне, я делаю видео, чтобы вы тоже знали.»
Работа с базой контактов и рассылками
Важная часть работы — поддержание актуальной базы контактов (около 8000 номеров). Из базы требуется узнавать актуальные имена и аккаунты, чтобы корректно адресовать рассылки и коммуникацию.
Процесс наполнения базы разбит на мелкие этапы — например, чистить по 10 контактов в день либо поручать это отдельным сотрудникам. Для уточнения данных используют общение в чатах, поиск информации в интернете и создание дополнительных аккаунтов при необходимости.
Из-за технических ограничений на некоторых платформах (например, Instagram) доступ к именам пользователей иногда отсутствует, поэтому важно пользоваться дополнительными методами проверки.
Обработка входящих писем и отчетность
Почтовый ящик периодически очищается от ненужной рассылки и рекламы. Фокус только на письмах, связанных с деятельностью компании. Важные сообщения распределяются по папкам, и результаты обработки фиксируются в системе с пометками «ожидает проверки» или «завершено».
«Нужно только то, что связано с деятельностью компании.»
Регулярно ведется реестр входящих и исходящих писем. Если за день писем нет, это также фиксируется для прозрачности работы.
Координация рассылок в социальных сетях
Для маркетинговых рассылок используется Facebook, где необходимо находить целевые группы с русскоговорящей аудиторией в Европе. Акцент делается на группы, связанные с автомобильной тематикой.
Важно избегать рассылок русскоязычным на территории Украины из-за текущей политической ситуации. Все найденные группы согласуются с руководством до начала рассылки.
Взаимодействие с командой и постановка задач
Руководитель постановляет задачи, назначает ответственных, устанавливает крайние сроки. Ассистенты получают инструкции и учатся решать возникающие вопросы самостоятельно. При этом всегда сохраняется открытая коммуникация на случай сложностей.
«В следующие разы нужно тебе придумывать решения и передавать ассистентам.»
В итоге продуманная система позволяет выстроить прозрачный процесс работы, контролировать задачи, отслеживать оплату и обеспечивать постоянную обратную связь внутри команды.